Formato condicional basado en otra celda en Hojas de cálculo de Google

Resaltar de forma automática las filas con pedidos pendientes, las fechas vencidas o los importes por encima de un objetivo ahorra revisiones manuales y evita errores. En Hojas de cálculo de Google, el formato condicional permite hacerlo, incluso cuando la condición depende del valor de otra celda. En esta guía te explicamos cómo aplicar formato condicional basado en otra celda en Hojas de cálculo de Google, paso a paso y con ejemplos, en 2026. Los nombres de los menús y de las funciones pueden variar según el idioma.

Cómo funciona el formato condicional

El formato condicional cambia el aspecto de una celda (color de fondo, color de texto, negrita, tachado) cuando se cumple una regla. Para aprender a configurarlo, usemos un ejemplo de una hoja de seguimiento de pedidos con las columnas: cliente (A), importe (B), estado (C) y fecha de entrega (D). Queremos resaltar toda la fila cuando el estado sea «Pendiente».

Paso a paso con una fórmula personalizada

1. Seleccione la celda o el rango que desea formatear

Seleccione el rango al que se aplicará el formato, por ejemplo A2:D100 (sin incluir los encabezados), haga clic en «Formato» en el menú superior y elija «Formato condicional». Se abrirá un panel lateral.

2. Elija «La fórmula personalizada es»

En «Reglas de formato», despliegue «Dar formato a las celdas si…» y seleccione La fórmula personalizada es.

3. Escriba la fórmula con una referencia a la otra celda

Escriba: =$C2=»Pendiente». El signo $ delante de la C fija la columna, y la ausencia de $ delante del 2 permite que la regla se aplique fila por fila: cada fila se evalúa según su propia celda de la columna C.

4. Elija el estilo

En «Estilo de formato», seleccione el color de relleno o de texto que prefiera (por ejemplo, amarillo claro).

5. Haga clic en «Listo»

Todas las filas con «Pendiente» en la columna C se resaltarán. Si cambia el estado a «Enviado», el formato desaparece automáticamente.

Reglas importantes sobre las referencias

• $C2: columna fija, fila relativa. Es la combinación más habitual para colorear filas completas según una columna concreta.
• C$2: fila fija, columna relativa. Útil para comparar con una celda de encabezado.
• $C$2: referencia absoluta. Compara siempre con una misma celda, por ejemplo, un objetivo.
• C2: ambas relativas; cambia con cada celda.

La fórmula se escribe pensando en la primera celda del rango seleccionado, y las referencias relativas se ajustan para las demás.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: resaltar importes superiores a un objetivo

Si el objetivo está en la celda G1 y los importes en B2:B100: seleccione B2:B100 y use =B2>$G$1. Cambie el objetivo en G1 y el formato se actualizará.

Ejemplo 2: resaltar fechas vencidas

Para destacar las fechas de entrega anteriores a hoy en la columna D: seleccione D2:D100 y use =Y($D2<HOY();$C2<>»Entregado»). Solo se resaltarán las vencidas que aún no se han entregado.

Ejemplo 3: resaltar una celda según el valor de otra columna

Para colorear la columna «Cliente» (A) si el importe (B) supera 1.000: seleccione A2:A100 y use =$B2>1000.

Ejemplo 4: alternar colores por categoría

Con varias reglas, puede asignar un color distinto a cada estado: «Pendiente» (amarillo), «En curso» (azul), «Entregado» (verde). Añada una regla por estado con =$C2=»En curso», etcétera.

Ejemplo 5: resaltar duplicados de una columna

Seleccione A2:A100 y use =CONTAR.SI($A$2:$A$100;A2)>1.

Ejemplo 6: resaltar celdas vacías en una fila incompleta

Seleccione B2:D100 y use =Y($A2<>»»;B2=»»): resalta las celdas vacías cuando ya se ha escrito el nombre del cliente.

Escalas de color y reglas predefinidas

Además de las fórmulas, Hojas de cálculo ofrece reglas predefinidas: «El texto contiene», «La fecha es anterior a», «Mayor que», «Entre», etc., y una pestaña de «Escala de color» que aplica gradientes según los valores. Son útiles para análisis rápidos, aunque las fórmulas personalizadas permiten condiciones que dependen de otras celdas.

Cómo gestionar varias reglas

• Las reglas se evalúan por orden de aparición: la primera que se cumple tiene prioridad.
• Puede reordenarlas arrastrándolas en el panel.
• Para editarlas, haga clic en la regla; para eliminarla, use el icono de la papelera.
• Si copia y pega celdas, el formato condicional se copia con ellas; use «Pegado especial > Solo formato condicional» para trasladarlo con control.

Consejos para que funcione bien

• Seleccione el rango correcto antes de crear la regla.
• Evite aplicar reglas a columnas completas si no es necesario: pueden ralentizar la hoja.
• Pruebe con datos de ejemplo para comprobar que la fórmula funciona.
• Use colores con buen contraste y no abuse de ellos.
• Documente las reglas si otras personas usan la hoja.
• Considere la accesibilidad: no dependa solo del color para transmitir información.

Errores frecuentes

• Olvidar el signo = al inicio de la fórmula.
• Escribir mal las referencias y obtener resultados desplazados.
• Usar comas o puntos y comas incorrectos según la configuración regional.
• No fijar la columna con $, y que la regla evalúe celdas distintas a las deseadas.
• Comparar texto con diferencias de mayúsculas o espacios.
• Reglas contradictorias en el mismo rango.

Ejemplo completo

Una tienda online gestiona sus pedidos en una hoja compartida. Con una regla =$C2=»Pendiente» pinta de amarillo las filas por preparar, con =Y($D2<HOY();$C2<>»Entregado») marca en rojo los pedidos con retraso y con =$B2>$G$1 resalta en verde los pedidos de importe alto. El equipo ve de un vistazo qué hacer cada mañana.

Hojas de cálculo en 2026 y 2027

Los asistentes de IA ayudan a crear reglas a partir de una descripción («resalta las filas pendientes») y sugieren formatos adecuados. Comprender la lógica de las referencias sigue siendo importante para revisar y ajustar. En 2027, combinar buenos hábitos de organización de datos con estas herramientas dará hojas más claras y fiables.

Preguntas frecuentes

¿Puedo basar el formato en una celda de otra hoja?

Sí, usando la función INDIRECTO para referenciar otra hoja, ya que las referencias directas a otras hojas no siempre se admiten en las reglas.

¿Puedo usar el formato condicional con listas desplegables?

Sí: es una combinación muy habitual para colorear estados que se eligen de una lista.

Que la hoja te avise con color de lo importante es la manera más fácil de no olvidar nada

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