Bienvenido de nuevo a Embed.es, como siempre os traigo nuevas noticias sobre el marketing digital y todo lo necesario para que tu empresa destaque en internet
MS CRM está muy cerca de la automatización del flujo de trabajo de documentos, incluidos los documentos de Microsoft Office: Words, Excel, etc. El flujo de trabajo de documentos se automatizó perfectamente hace unos 10 años en Lotus Notes Domino. En este pequeño artículo describimos la solución basada en la integración de MS CRM con MS SharePoint.
Microsoft CRM es un jugador nuevo en el mercado de aplicaciones de CRM y está ganando cuota de mercado. Tener un paradigma diferente en su diseño (apuesta por el sistema operativo y las tecnologías de Microsoft y descarta por completo la plataforma alternativa, como UNIX, Linux, Oracle, etc.). El mercado de Microsoft CRM está muy diversificado: desde pequeño (5 usuarios) hasta grande (varios cientos de licencias de usuario de MS CRM) y sirve a una variedad de industrias: transporte, logística, abogados, fondos de pensiones, alta tecnología y muchas otras. La implementación de tecnologías, como Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains y Navision en un futuro cercano, hace que CRM sea un sistema apreciado por los departamentos de TI orientados a Microsoft.
Vayamos directo al tema.
El principal problema con el almacenamiento de documentos en MS CRM en forma de archivos adjuntos a la Actividad es la incapacidad de trabajar en estos archivos adjuntos en cooperación con otros colegas, que no tienen que usar CRM. Cuando varias personas de servicio atienden solicitudes del mismo cliente, esto es obligatorio. Actualmente, puede usar una forma alternativa cuando almacena documentos de oficina en las carpetas de su sistema de archivos y cuando modifica el documento, lo guarda y lo vuelve a adjuntar a CRM. Esto es un inconveniente, porque primero requiere que todos los usuarios de edición tengan licencias de CRM, lo que retrasa la implementación de CRM.
Parece que la popularidad de los sistemas de almacenamiento de documentos, como Microsoft SharePoint, Oracle Files, etc., es cada vez mayor. La implementación de dichos sistemas le permite ahorrar tiempo en relación con las revisiones y versiones de documentos, los ciclos de aprobación y los flujos de trabajo, el acceso web a través de sistemas de portales web y similares. .
El objetivo de nuestro producto es la integración de Microsoft SharePoint con MS CRM para el almacenamiento de documentos. Echemos un vistazo a los detalles de realización técnica de alto nivel:
oLa modificación principal del lado de MS CRM es un cambio de comportamiento estándar del sistema cuando abre un archivo adjunto en Actividad. El CRM estándar sin modificar sugiere que almacene documentos en el sistema de archivos. La versión modificada guarda el documento en la biblioteca de documentos de SharePoint (la biblioteca requerida está sujeta a configuración por parte del administrador del sistema MS CRM) o se mantiene en MS CRM tal como está (para documentos de menor importancia). Desde el momento en que se guarda el documento en la Biblioteca de documentos de SharePoint, no se almacena en MS CRM; CRM ahora almacenará solo el enlace o la referencia al documento. También tiene la posibilidad de abrir y modificar el documento en el lugar de apertura, lo que acelera sustancialmente el rendimiento del usuario de MS CRM.
oTable, el almacenamiento de los enlaces a los documentos se encuentra en una base de datos separada y no se ocupa de las tablas de MS CRM (usted sabe que tiene prohibido realizar cambios de estructura en la base de datos de MS CRM)
oEl proceso de guardado de documentos en MS SharePoint se produce en MS CRM y con su asistencia: el puente de SharePoint, que agrega y actualiza el documento existente en la biblioteca de documentos de destino con llamadas a servicios web de MS SharePoint.
oDespués de la adición a la biblioteca de documentos, MS CRM: el puente de SharePoint registra el documento en la tabla especial para la futura extracción de datos o el registro del mecanismo de notificación.
o Luego, los usuarios interesados pueden trabajar con los documentos simplemente usando MS Office 2003 u otros programas/herramientas de edición, suponiendo que estas herramientas tengan acceso a MS SharePoint
oLa retroalimentación es proporcionada por el componente Controlador de eventos de MS SharePoint. Este es un controlador especial, que inspecciona el estado de cambio del documento, se transfiere de MS CRM al almacenamiento de documentos (SharePoint) e informa al propietario de la actividad sobre los cambios con notificaciones de la página de inicio (página de inicio del usuario en MS CRM). El usuario, a su vez, puede revisar el historial de edición del documento: quién, cuándo y dónde está el cambio
oActividad de apertura, donde el documento se «adjunta» y, de hecho, se coloca en la Biblioteca de documentos de MS SharePoint, y al presionar el botón de apertura, el usuario de MS CRM obtiene una versión en vivo de los datos
oEste enfoque le permite trabajar sin inconvenientes con documentos de MS CRM en todo el espacio informativo de su empresa
oLas mejoras adicionales a este producto pueden ser la gestión de la biblioteca de documentos directamente desde MS CRM (interfaz web, es decir, de forma remota), la interfaz administrativa para la revisión de documentos de MS Sharepoint, la capacidad de crear informes sobre el estado de almacenamiento de documentos, la gestión de derechos/acceso (Autor, Lector, Colaborador etc.) de MS CRM, integración de páginas del portal en MS CRM, por nombrar algunos.
¡Feliz programación, implementación, personalización y modificación! Si desea que hagamos el trabajo, llame al 1-630-961-5918, 1-866-528-0577. ayuda@albaspectrum.com
Muchas gracias por leerme y hasta el próximo consejo.