La gestión adecuada de los contactos es fundamental para mantener su empresa productiva y organizada. Pero si bien la tecnología ofrece innumerables soluciones para administrar contactos de manera efectiva a escala, sin buenos procesos, sus contactos pueden complicarse muy rápidamente.
Sin una planificación adecuada, una administración centralizada y una sincronización automatizada, los contactos terminan distribuidos en varias cuentas de correo electrónico y otras bases de datos. Cuando los procesos de gestión de contactos se rompen, algunos miembros del equipo pueden tener la tentación de volver al papel o las soluciones de bricolaje, anotando los contactos en notas adhesivas donde inevitablemente terminan perdiéndose o extraviados.
Con el trabajo adicional requerido para encontrar los datos correctos y ordenar las cosas, no es una receta para la productividad para nadie.
Afortunadamente, con la combinación óptima de proceso y tecnología, puede mejorar el acceso a esta información de misión crítica en todos los ámbitos.
A continuación, presentamos cinco consejos para mejorar los sistemas de administración de contactos de su organización para lograr las operaciones, la productividad y la confiabilidad más fluidas.
Prácticas recomendadas para la gestión de contactos
1. Limpia tus datos.
El universo digital es enorme y sigue duplicando su tamaño cada dos años. Sin embargo, muchos de estos datos no son de utilidad para nadie.
Con los llamados big data, el mayor desafío radica en determinar qué datos son valiosos y cuáles no. Cuando se trata de administrar sus contactos, los datos incorrectos incluyen aquellos que no lo ayudan a entregar el mensaje correcto a través de los canales correctos.
Los ejemplos incluyen información de contacto duplicada, desactualizada o incorrecta, así como detalles de contacto que se supone que no debe conservar debido a la legislación de privacidad como GDPR. Es por eso que debe asegurarse de que sus datos de contacto estén correctamente limpiados y organizados antes de realizar cambios importantes en sus procesos de administración de contactos.
Para las organizaciones que tienen miles de contactos, es prácticamente imposible limpiar los datos de contacto manualmente. En cambio, necesita un sistema inteligente para unificar múltiples fuentes de datos y deshacerse de cualquier información duplicada, incorrecta o desactualizada.
Combinar contactos sin perder datos críticos es especialmente importante, lo que puede lograr sincronizando inteligentemente diferentes bases de datos mientras enriquece los registros de contactos, en lugar de mantener la información de una sola fuente.
2. Utilice una base de datos centralizada.
Los datos de contacto juegan un papel vital en todos los departamentos de todas las empresas. El desafío aquí radica en el hecho de que los diferentes departamentos recopilan los datos de contacto de diferentes maneras.
Los equipos de ventas suelen organizar sus datos en un CRM, mientras que los especialistas en marketing recopilan datos como direcciones de correo electrónico a través de aplicaciones de generación de oportunidades de venta y plataformas de marketing por correo electrónico. Otros departamentos, como RR.HH. y soporte, también tienen sus propios sistemas para gestionar contactos.
La gestión de contactos se vuelve exponencialmente más complicada en empresas más grandes donde diferentes sucursales adoptan diferentes herramientas y plataformas que no siempre funcionan bien juntas.
Para aliviar estos problemas, necesitará una base de datos centralizada a la que tengan acceso todas las personas adecuadas.
Para empresas muy pequeñas, una libreta de direcciones digital como Contactos de Google o Microsoft Outlook puede estar bien, pero eso no funcionará para empresas más grandes.
Cuando tiene docenas o incluso cientos de empleados, es fácil terminar teniendo sus contactos repartidos en múltiples aplicaciones, de ahí la necesidad de un CRM basado en la nube como Embed.es, Pipedrive o Salesforce como la fuente central de verdad en su pila tecnológica.
Pero un CRM en sí mismo no necesariamente resuelve el problema: deberá mantener todos sus datos sincronizados estableciendo las integraciones de aplicaciones necesarias entre su CRM y el resto de sus herramientas comerciales.
3. Segmenta tus contactos.
A menos que su organización tenga una audiencia muy específica, no tiene sentido enviar el mismo mensaje a todos en su lista de correo. Incluso si su empresa atiende a un grupo demográfico muy similar, es posible que deba agrupar los contactos en clientes existentes, clientes potenciales, contactos internos, proveedores, socios, etc.
La segmentación de la audiencia es una de las tácticas más poderosas del marketing por correo electrónico. La segmentación de sus listas de correo y el uso de la personalización aumenta las tasas de apertura, los clics y las conversiones, simplemente porque el correo electrónico será más relevante para su audiencia.
La forma óptima de segmentar su lista de correo depende completamente de su negocio y del tipo de personas a las que atiende. Por ejemplo, puede enviar boletines informativos personalizados a su audiencia con publicaciones de blog que serán más relevantes para ellos en función de sus intereses o interacciones anteriores con usted.
Algunas empresas segmentan sus listas según los atributos demográficos. Otros agrupan sus audiencias en función de cuándo, dónde y cómo se inscribieron. Otros se dirigen a personas que ya compraron un producto específico o agregaron uno a su lista de deseos. También puede usar una combinación de estas tácticas dependiendo de lo que funcione mejor para usted.
4. Priorice la seguridad.
Proteger sus datos de contacto y permitir que sus clientes confíen en usted es uno de los aspectos más importantes de la gestión de contactos.
Incluso si datos como nombres y direcciones de correo electrónico no siempre se consideran información confidencial, están absolutamente sujetos a las leyes de protección de datos y privacidad como GDPR o CCPA.
Esto significa que debe tomar todas las medidas necesarias para evitar que sus listas de correo estén expuestas a spammers y ciberdelincuentes, y solo usar los datos que tiene de la manera que sus clientes hayan acordado explícitamente.
También deberá implementar una opción de suscripción que permita a los suscriptores otorgar su permiso explícito para que envíe diferentes tipos de correos electrónicos, incluidas las comunicaciones de marketing. Todas las principales plataformas de marketing por correo electrónico, como Mailchimp o SendGrid, ofrecen un cumplimiento total de las regulaciones de protección de datos.
Esto no solo ayudará a garantizar que se mantenga en el lado correcto de la ley, sino que también lo ayudará a crear una lista de correo de alta calidad con contactos que realmente quieren saber de usted. La confianza, la seguridad y la privacidad deben ser parte integral de su estrategia de administración de contactos desde el principio.
5. Sincronice sus datos.
Mantener los datos de los clientes en una variedad de aplicaciones y servicios basados en la nube puede ser una tarea abrumadora. Pero una base de datos centralizada y sincronizada resuelve eso.
Si bien siempre es una buena idea limitar la cantidad de aplicaciones que usa en su negocio a solo las herramientas necesarias para hacer el trabajo, es probable que termine con docenas de herramientas.
Por ejemplo, es posible que esté utilizando Mailchimp para realizar sus campañas de marketing por correo electrónico, Embed.es para su CRM, Zendesk para atención al cliente y ClickSend para marketing por SMS. Todas estas aplicaciones recopilan datos de contacto de diferentes maneras, por lo que terminas con muchas bases de datos diferentes que requieren mucho tiempo para administrarlas por separado.
Sincronización de contactos automatizada mantiene todo bajo control entre sus aplicaciones y dispositivos comerciales. Para ello, mantiene los datos correctos sincronizados entre todas sus herramientas comerciales.
Esto también le ayuda a mantener una base de datos central donde todos sus contactos están disponibles para todos los que los necesitan. Al sincronizar sus aplicaciones, empodera a todos los equipos de su empresa con un fácil acceso a datos críticos. De esa manera, los empleados estarán mejor posicionados para concentrarse en tareas estratégicas y mantenerse productivos en lugar de dedicar su tiempo a procesos manuales tediosos y repetitivos.
Publicado originalmente el 1 de octubre de 2021 a las 10:37:15 a.m., actualizado el 1 de octubre de 2021