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«Fiduciario» es definido básicamente por el Black’s Law Dictionary como un término derivado del derecho romano que significa, como sustantivo, una persona o entidad legal, que tiene el carácter de fideicomisario, con respecto al fideicomiso y la confianza involucrada como escrupulosa buena fe. y franqueza hacia los asuntos ajenos. Un fiduciario también tiene deberes que se describen como relacionados con la buena fe, la confianza, la confianza especial y la franqueza hacia los intereses de los demás. Los deberes fiduciarios típicos se imponen e incluyen relaciones tales como albacea, administrador, fideicomisario, agentes de bienes raíces, abogados y, por supuesto, administradores de propiedades. Una persona o empresa que administra dinero o propiedad, es decir, el administrador, para otras personas debe ejercer un estándar de cuidado en el que los intereses de los dueños del dinero o la propiedad estén por encima y más allá de los del administrador de la propiedad. En algunos estados, como California, por ejemplo, un administrador de propiedades se define por ley como un individuo o entidad que tiene los mismos deberes que un fideicomisario, es decir, un fiduciario.
La forma en que siempre se lo explico a los clientes, usando mis manos para demostrar, es que mis intereses terminan en la parte superior de mi cabeza (una mano en la coronilla de mi cabeza), pero el interés del cliente se eleva por encima y más allá de mi cabeza y tiene precedente. sobre la mía (sosteniendo ambas manos sobre mi cabeza en una posición entrelazada). La mayoría de la gente entiende el gesto y comprende que como administrador de fincas y abogado mis intereses son mucho menores que los de los clientes en nuestra relación.
Deberes fiduciarios comunes adeudados por los administradores de propiedades
Dado que un administrador de propiedades es un fiduciario, debe actuar con la más alta buena fe y trato justo con respecto al activo del propietario, divulgar toda la información importante que pueda afectar la toma de decisiones del propietario con respecto a ese activo, y no puede en ningún caso manera, figura o forma actúan adversamente a los intereses del titular. Esto puede parecer fácil, pero surgen situaciones que tientan incluso a los mejores administradores de propiedades a veces a no actuar en el mejor interés de sus clientes para satisfacer su propia conveniencia. Por desafortunado que parezca, sucede regularmente.
La siguiente es una breve lista de algunos deberes, aciertos y errores de sentido común cuando existe una relación fiduciaria entre un administrador y un propietario.
Un administrador debe tener un acuerdo por escrito con sus clientes e incluso puede tener derecho legal a beneficiarse de los servicios que brinda al propietario; sin embargo, un administrador no puede beneficiarse en secreto de esta relación. Por ejemplo, un gerente puede cobrar un recargo del ocho por ciento sobre los materiales y servicios proporcionados por los proveedores a la propiedad del propietario. Esto es legal y aceptable siempre que el acuerdo entre las partes esté de acuerdo con el marcado. Si este recargo no estaba en el acuerdo, entonces la ley requiere que el administrador de la propiedad devuelva o renuncie a todos los beneficios secretos derivados de la relación. Hay tantos ejemplos posibles de esto, pero uno común es un gerente que obtiene un porcentaje de ganancia sobre el trabajo y los servicios que brinda a sus clientes pero que no divulga; como un techo nuevo, remodelación de baños, reparaciones de paredes interiores, etc.
Se requiere que un administrador de propiedades divulgue todas y cada una de las ofertas de alquiler recibidas junto con la documentación de esas ofertas de modo que el propietario esté bien informado sobre todos los inquilinos potenciales. Es fácil que un gerente no proporcione los nombres de los posibles inquilinos que no necesariamente califican o que son riesgos crediticios bajos, ya que esto implicaría más trabajo para el gerente.
Un administrador de propiedades está legalmente obligado a actuar en beneficio exclusivo del propietario de los activos en los asuntos que se derivan de la relación, ya sea que esos asuntos parezcan insignificantes o sean significativamente importantes.
La información sobre un inquilino que se atrasa en el pago del alquiler debe comunicarse de inmediato al propietario del activo. Si su empresa de gestión está utilizando un sistema de software que permite un «Portal de propietario», entonces esta información está fácilmente disponible para ver y en cualquier momento que tenga acceso a Internet.
Si un administrador recibe información de que un inquilino ha causado daños a una propiedad, se debe notificar al propietario lo antes posible. Es fácil para el gerente no divulgar esta información por temor a confrontar al dueño descontento o simplemente por no querer lidiar con el conflicto asociado con esa situación.
Deberes de la cuenta fiduciaria
Una cuenta de fideicomiso que mantiene depósitos y rentas en beneficio del propietario del activo es un motivo común de incumplimiento del deber fiduciario. La ley prohíbe que un administrador mezcle los fondos fiduciarios de los clientes con los fondos propiedad del corredor o del administrador.
Además, es una violación del deber fiduciario hacer pagos de hipoteca sobre propiedades propiedad de un corredor desde una cuenta de fideicomiso, incluso si el corredor reembolsa rápidamente los pagos a la cuenta. La prohibición legal de realizar negocios personales desde cuentas fiduciarias se aplica estrictamente.
Sorprendentemente, otro ejemplo común de mezcla de fondos ocurre cuando la tarifa de administración de la propiedad no se retira a tiempo de la cuenta del fideicomiso. A veces, una demora de veinticinco (25) días podría considerarse mezcla.
Los fondos fiduciarios también deben depositarse con la debida diligencia. Algunos estados requieren que los depósitos se depositen a más tardar el siguiente día hábil.
La mezcla de fondos fiduciarios es un delito grave
La combinación de fondos fiduciarios y de corredores es un delito tan grave que puede ser motivo de revocación o suspensión de la licencia de un corredor en la mayoría de los estados. Por lo tanto, este único problema debe ser de suma importancia para un administrador y una empresa de administración de propiedades.
Conclusión
Los gerentes deben deberes fiduciarios a sus clientes: este es el estándar mínimo adeudado. Hay muchas maneras de incumplir estos deberes que forman la base de la relación entre el gerente y el cliente. Es importante contratar a un administrador de propiedades que comprenda y respete el marco legal, comprenda completamente lo que implica un deber fiduciario y pueda comunicar claramente esos deberes y al mismo tiempo cumplirlos. Es importante que los propietarios se aseguren de contratar administradores de propiedades que cumplan con estos estándares mínimos.
Muchas gracias por leerme y hasta el próximo consejo.